A konferenciának a Kulturális Örökségvédelmi Hivatal (KÖH) Észak-magyarországi Irodája adott otthont. Paszternák István irodavezető köszöntőjében a civil kezdeményezések jelentőségét hangsúlyozta, a műemlékvédelem területén is. Mint mondta, nagyon sok a tennivaló, s az állam egyedül nem képes ellátni azokat a feladatokat, amelyek épített örökségünk, környezetünk hatékony megóvása érdekében szükségesek. Az ilyen rendezvények Északkelet-Magyaroszágon különösen fontosak, úgy tapasztalják, az emberek errefelé kevésbé ismerik településeik értékeit, legendáit, mint például a dunántúli területeken. Paszternák istván szerint ezek az ismeretek nagyban hozzájárulhatnak a lokálpatriotizmus erősítéséhez is.
Az "Örökségvédelem - civilekkel" elnevezésű rendezvény szervezőjét, a Herman Ottó Tudományos Közhasznú Egyesületet 2004 nyarán alakították, friss diplomás fiatalok, akik be kívántak kapcsolódni a régió tudományos, kulturális életébe. Megosztani ismereteiket, kutatási eredményeiket más szakemberekkel, a szélesebb közönséggel, segíteni a Miskolci Egyetem fiatal, tehetséges hallgatóit, hogy témáikat szakmai konferenciákon ismertessék, nyomtatott vagy elektronikus formában publikálhassák. Erre nyújt lehetőséget a KÖH miskolci irodájának munkatársaival közösen szerkesztett és elektronikus formában terjesztett periodika, a havonta megjelenő Észak-magyarországi Műemléki és Kulturális Hírlevél is, amely az egyesület másik fő célkitűzésére, a műemlékvédelemre helyezi a hangsúlyt. Építészeti, műemlékvédelmi témájú ismertetések mellett megjelentetnek rövidebb szakmai szövegeket, könyvajánlót, linkajánlót, kulturális programokat és beszámolókat, valamint turisztikai írásokat is.
Szintén az irodával együttműködve szervezik meg évek óta a "Műemléki beszélgetések, a sokszínű
örökségvédelemről" rendezvénysorozat előadásait, melyeken neves kül- és belföldi szakemberek adják át ismereteiket, műemléki, kulturális és természeti értékeinkről. Az előadások között szó volt már egyebek mellett megmaradt várainkról, kastélyainkról, népi építészeti emlékeinkről, a gönci pálos kolostorról, az Avas-Tűzköves paleolit lelőhelyről. Szerepeltek a témák között az Oroszországból visszakerült sárospataki könyvek, muzeális értékű orgonák, a Diósgyőr-Vasgyár ipari emlékei, valamint a bükki barlangok, a dél-bükki kaptárkövek, és az egyedi sziklalakások is.
A csütörtöki konferencián Gyulai Éva a XV. századi Miskolc ó-, és újvárosáról, Gömöry Judit a miskolci belváros műemléképületeinek művészettörténeti értékeiről, Veöreös András pedig a belváros lakóházainak műemléki értékeiről tartott előadást. Bernáth Anett a családbarát közösségi térről szólt, a Weidlich udvarban, Gál-Mlakár Zsófia pedig a civil tapasztalatokat, az örökségvédelem helyi lehetőségeit elemzte. Az egész napos műhelymunka vitával, a tapasztalatok összegzésével zárult.