Rengeteg cég szembesül azzal, hogy a külföldre utazó vagy az átmenetileg ott dolgozó munkatárs üzemanyag, lakhatási, szállodai, vendéglátási, autóbérlési vagy konferenciaszámlája az adott ország ÁFÁ-ját tartalmazza. Bár a gyakorlat helyességét számlánként külön-külön kell megvizsgálni, általánosságban elmondható, hogy az EU ÁFA-direktíva alapján a vendéglátás teljesítési helye az, ahol azt a szolgáltatást ténylegesen nyújtják, szállás esetén ahol az ingatlan van, gépkocsi rövid távú bérlése esetén pedig, ahol azt ténylegesen a bérlő birtokába adják. Ezért ezekben az esetekben szinte biztosan helyes az adott ország ÁFÁ-jának felszámítása.
– Azonban a hazai cégek gyakran a számla bruttó összegét könyvelik költségként, nem foglalkoznak annak ÁFA-tartalmával – magyarázta Bagi Márta, a Baker Tilly Hungária partnere. – Egyrészt, mert nem ismerik azt a lehetőséget, hogy ez bizonyos feltételekkel visszaigényelhető, másrészt túl bonyolultnak, drágának vélik a visszaigénylési folyamatot. Pedig a belföldön letelepedett adóalany díjmentesen, a magyar adóhatósághoz elektronikusan benyújtott kérelmében igényelheti vissza ezt az áfát, a többit a NAV és a külföldi adóhatóság elintézi. Azaz a NAV megkeresi a külföldi adóhatóságot, továbbítja az igénylést, a külföldi adóhatóság azt megvizsgálja, esetleg új információt kér, és végül a visszajáró pénzt kiutalja a magyar cégnek.
A szakember felhívja a figyelmet: a 2014. évi számlák esetén legkésőbb 2015. szeptember 30-ig, szerdáig lehet ezt a kérelmet benyújtani. A nyomtatványt országonként kell kitölteni az adott országból származó számlák alapján. A szeptember 30-i határidő jogvesztő határidő, ezt követően visszaigénylésre nincs lehetőség. A visszatérítés az Európai Unió országaiból lehetséges, éves kérelem esetén a minimum összeg ötven euró, vagy annak megfelelő összeg. Mindemellett lehetőség van évközben, negyedéves kérelmek benyújtására is, ha a visszatérítendő összeg eléri a négyszáz eurót. Ez azt jelenti, hogy akár már a 2015-ös első három negyedéves számláit is érdemes megvizsgálni, és a feltételek fennállása esetén visszakérni az áfát – teszi hozzá Bagi Márta.
A tagállamok többségénél meghatalmazott is eljárhat, tehát a belföldi cég megbízhat egy tanácsadó céget, hogy eljárjon helyette. Ez esetben a meghatalmazott nyújtja be a kérelmet a szükséges nyilatkozatokkal, mellékletekkel, válaszol a kinti adóhatóság esetleges további kérdéseire. Az adott ország szabályai alapján előfordulhat, hogy bizonyos összeg felett a számlákat csatolni kell a beadványhoz, illetve a visszaigénylésnél is az adott ország szabályai érvényesítendők; ezek azonosak az adott országban letelepedett cégekre vonatkozó ÁFA-szabályokkal.